CLASE 3 Planeación de los documentos

Planear un documento te permite:

  • •Reflexionar acerca de la conveniencia de comunicar la información a través de un documento.
  • •Escribir el documento desde la perspectiva de un lector bien definido.
  • •Seleccionar el tono, lenguaje y estilo adecuados a este lector.
  • •Definir el medio apropiado para hacer llegar la información al lector (correo electrónico, circular, oficio, manual, etc.)
  • •Recabar con anticipación la información necesaria para elaborar el documento.
  • •Conformar, si es necesario, un equipo de documentación.
  • •Decidir la presentación correcta del documento.
  • •Elegir el software para desarrollar el documento.

Etapas de la Planeación:

En la etapa de análisis el escritor técnico o equipo de escritores, deben involucrarse con la organización en la cual se trabaja y determinar con precisión los objetivos a lograr a través del documento técnico.

  • •Define con precisión los objetivos de la documentación y las necesidades a satisfacer.
  • •Identifica el perfil de tus lectores.
  • •Selecciona el medio de entrega.
  • •Establece una estrategia de documentación.
  • •Conforma el equipo de escritores técnicos.

La segunda etapa es el diseño. Una vez realizado el análisis, se crea el esqueleto del documento, es decir, la estructura principal que lo conformará, todavía sin el contenido en detalle. Se trata de un esquema general.

  • Define las especificaciones de contenido
  • Desarrolla la estructura detallada de los documentos
  • Establece los componentes de la guía de estilos
  • Diseña documentos prototipo
  • •Revisa el plan de trabajo

Desarrollo del contenido del documento, con lo cual se “rellena” la estructura, la cual será una especie de “esqueleto” del documento.

Durante el desarrollo debes realizar las siguientes actividades:

  • Crea documentos prototipo
  • Obtén la aprobación de los prototipos
  • Completa la guía de estilos
  • Crear las ilustraciones
  • Crear y revisar borradores

En esta etapa se revisará la forma, el contenido, la presentación, la ortografía, redacción, etc., del documento.

Durante la evaluación debes realizar las siguientes actividades:

  • •Crea los apéndices
  • • Crea los glosarios
  • • Crea los índices y tablas de contenido
  • • Revisa los documentos terminados
  • • Obtén la aprobación final

Es importante observar que cada copia del documento tenga la mejor calidad, sea cual sea su medio de distribución.

Durante la implementación debes realizar las siguientes actividades:

  • • Define los detalles de reproducción masiva
  • • Selecciona materiales, empaque y mecanismos de distribución
  • • Determina las estrategias de mantenimiento y actualización
  • • Redacta las memorias del proyecto
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