FORMATOS DE UN DOCUMENTO

  • HTML

El HTML, Hyper Text Markup Language (Lenguaje de marcación de Hipertexto) es el lenguaje de marcas de texto utilizado normalmente en la www (World Wide Web). Fue creado en 1986 por el físico nuclear Tim Berners-Lee; el cual tomo dos herramientas preexistentes: El concepto de Hipertexto (Conocido también como link o ancla) el cual permite conectar dos elementos entre si y el SGML (Lenguaje Estándar de Marcación General) el cual sirve para colocar etiquetas o marcas en un texto que indique como debe verse. HTML no es propiamente un lenguaje de programación como C++, Visual Basic, etc., sino un sistema de etiquetas. HTML no presenta ningún compilador, por lo tanto algún error de sintaxis que se presente éste no lo detectará y se visualizara en la forma como éste lo entienda.
El entorno para trabajar HTML es simplemente un procesador de texto, como el que ofrecen los sistemas operativos Windows (Bloc de notas), UNIX (el editor vi o ed) o el que ofrece MS Office (Word). El conjunto de etiquetas que se creen, se deben guardar con la extensión .htm o .html
Estos documentos pueden ser mostrados por los visores o “browsers” de paginas Web en Internet, como Netscape Navigator, Mosaic, Opera y MicrosoftInternet Explorer.
También existe el HTML Dinámico (DHTML), que es una mejora de Microsoft de la versión 4.0 de HTML que le permite crear efectos especiales como, por ejemplo, texto que vuela desde la página palabra por palabra o efectos de transición al estilo de anuncio publicitario giratorio entre página y página.
 

Creación de páginas web con lenguaje HTML

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Para crear una página web se pueden utilizar varios programas especializados en esto, como por ejemplo, el Microsoft Front Page o el MacromediaDreamweaver 3. Otra forma de diseñar un archivo .html, es copiar todo en el Bloc de Notas del Windows, ya que este sencillo programa cumple con un requisito mínimo que es la posibilidad de trabajar con las etiquetas con las que trabaja este lenguaje.
A continuación les mostraremos las etiquetas mas comunes que deben aprenderse para hacer una pagina Web.

Estructura de los documentos de HTML
Si se tiene en cuenta el contenido del documento, todos los documentos de HTML bien escritos comparten una estructura en común. Un documento de HTML empieza con la etiqueta <HTML>, que es la que encerrará el documento actual. Contiene dos secciones primordiales: la cabecera y el cuerpo encerradas respectivamente por los elementos <HEAD> cabeza y <BODY> cuerpo.
La cabecera puede contener información y siempre contiene el titulo del documento encerrado por el elemento <TITLE>.
En el cuerpo se encuentra todo el contenido del documento, ya sea, texto, imágenes, sonidos, hipervínculos, etc.
Un documento escrito en HTML contiene las siguientes etiquetas en el siguiente orden:

Ejemplo:
<HTML>
<HEAD>
<TITLE> Título de mi página de Internet </TITLE>
</HEAD>
<BODY>
<H1> <CENTER> Primera pagina </CENTER> </H1>
<HR>

</BODY>

</HTML>

  • Archivo de texto PLANO

Un archivo de texto llano, texto simple, texto plano, texto sencillo o texto pelado (en inglés plain text) es un archivo informático compuesto únicamente portexto sin formato, sólo caracteres, lo que lo hace también legible por humanos. Estos caracteres se pueden codificar de distintos modos dependiendo de la lengua usada. Algunos de los sistemas de codificación más usados son: ASCIIISO-8859-1 o Latín-1 y UTF-8.

Carecen de información destinada a generar formatos (negritas, subrayado, cursivas, tamaño, etc.) y tipos de letra (por ejemplo, Arial, Times, Courier, etc.). El término texto llano proviene de una traducción literal del término inglés plain text, término que en lengua castellana significa texto simple o texto sencillo.

Las aplicaciones destinadas a la escritura y modificación de archivos de texto se llaman editores de texto.

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  • Visualización de archivos PostScript

Postscript es un formato de documentos, creado por la empresa Adobe , para describir documentos listos para imprimir, es decir, documentos que ya están maquetados y preparados para ser impresos, pero que ya no podemos editar. Hay impresoras que entienden directamente este formato (impresoras PostScript). El formato Postscript se ha convertido, junto con el PDF, en un estándar para el almacenamiento de documentos listos para imprimir. 
Los archivos PostScript suelen tener extensión PS. 
Para visualizar un documento PostScript en el ordenador, necesitamos un programa visor. Tanto para UNIX como para Windows existe un programa gratuito llamado GhostView, que además permite imprimir el documento aunque nuestra impresora no sea PostScript.

Sistemas Linux

El visor GhostView viene en todas las distribuciones de Linux. Para invocarlo, tecleamos desde el shell: 
 

$ gv elfichero.ps

El entorno KDE suministra su propia versión del GhostView, y se llama kghostview. Para invocarlo, escriban: 
 

$ kghostview elfichero.ps

Además, cuando trabajan con el explorador del KDE, pueden ver los ficheros PS simplemente haciendo clic en el icono del archivo en cuestión.

Sistemas Windows

Hay que instalar el GhostView, cuyos archivos se encuentran en el FTP de SOPA. Copien todos los .zip a un directorio. Descompriman el fichero gsv22w32.zip y a continuación ejecuten el programasetup.exe. 
Tras la instalación, el GhostView queda asociado como aplicación visora de los ficheros .PS

Configurar el navegador (Netscape)

El navegador web se puede configurar para que lance automáticamente el GhostView cuando piquemos en un enlace a un archivo PostScript. Gracias a ello, no tenemos que guardar el archivo para poder verlo. 
La configuración se realiza de esta forma (en las versiones en inglés)

Menú Edit >> Preferences >> Navigator >> Applications

En este punto nos aparece una lista de todos los tipos de fichero que reconoce el navegador. Buscamos “Postscript document” o algo parecido. Picamos en esa línea y pulsamos el botón “Edit”.

Nos aparece un cuadro de diálogo. Donde ponga ‘Handled by’, seleccionamos la opción “Application” y escribimos en el cuadro de texto lo siguiente:

En Linux+KDE: kghostview %s

En Windows: ponemos la ruta del ejecutable GhostView (p. ej. c:\gs503\gswin32.exe %s)

Le damos a OK, salimos del menú de preferencias y a partir de este momento el navegador podrá visualizar documentos PS.

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  • PDF

PDF (sigla del inglés portable document format, formato de documento portátil) es un formato de almacenamientode documentos digitales independiente de plataformas de software o hardware. Este formato es de tipo compuesto (imagen vectorialmapa de bits y texto). Fue inicialmente desarrollado por la empresa Adobe Systems, oficialmente lanzado como un estándar abierto el 1 de julio de 2008 y publicado por la Organización Internacional de Estandarización como ISO 32000-1.

Características

Es multiplataforma, es decir, puede ser presentado por los principales sistemas operativos (Windows,Unix/Linux o Mac), sin que se modifiquen ni el aspecto ni la estructura del documento original.

Puede ingerir cualquier combinación de texto, elementos multimedia como vídeos o sonido, elementos de hipertexto como vínculos y marcadores, enlaces y miniaturas de páginas.

Es uno de los formatos más extendidos en Internet para el intercambio de documentos. Por ello es muy utilizado por empresas, gobiernos e instituciones educativas.

Es una especificación abierta, para la que se han generado herramientas de software libre que permiten crear, visualizar o modificar documentos en formato PDF. Un ejemplo es la suite ofimática OpenOffice.org y el procesador de textos LaTeX.

Puede cifrarse para proteger su contenido e incluso firmarlo digitalmente.

El archivo PDF puede crearse desde varias aplicaciones exportando el archivo, como es el caso de los programas de OpenOffice.org y del paquete ofimáticoMicrosoft Office a partir de la versión 2007 (si se actualiza a SP2 ).

Puede generarse desde cualquier aplicación mediante la instalación de una impresora virtual en el sistema operativo, en caso de usar aplicaciones sin esa funcionalidad embebida.

Es el estándar ISO (ISO 19005-1:2005) para ficheros contenedores de documentos electrónicos con vistas a su preservación de larga duración.

Los ficheros PDF son independientes del dispositivo, el mismo archivo puede imprimirse en una impresora de inyección de tinta o una filmadora. Para la optimización de la impresión podremos configurar las opciones de creación del fichero PDF

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  • .DOC

El formato de archivo .doc es el utilizado, principalmente, por el procesador de texto Microsoft Word, presente en el paquete ofimático Microsoft Office. DOC es una abreviatura de “documento”.

Originalmente la extensión .doc se empleaba para formato de texto plano. Durante la década del 80, elprograma WordPerfect empleó la extensión  .DOC para su formato propietario. Luego, en los 90, Microsoft comenzó a utilizar esta extensión para el propio formato propietario del procesador de textos Microsoft Word.

Un documento DOC almacena texto, información de formato, scripts, información de deshacer, imágenes, tablas, etc.

El formato DOC ha variado en las diferentes versiones de Microsoft Word. De hecho, en la versión 2007 de Office fue reemplazado por otro formato por defecto, basado en el XML, siendo la nueva extensión:.docx o .docm.

Si bien el formato .DOC es de Word, existen otras aplicaciones que también lo soportan como ser los gratuitos OpenOffice.org y AbiWord.

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  • LibreOffice 

Es una suite ofimática libre y gratuita, compatible con Microsoft Windows, Mac y GNU/Linux. Cuenta con un procesador de texto (Writer), un editor de hojas de cálculo (Calc), un creador de presentaciones (Impress), un gestor de bases de datos (Base), un editor de gráficos vectoriales (Draw), y un editor de fórmulas matemáticas(Math).

LibreOffice fue creada por la fundación The Document Foundation como una bifurcación de la suiteOpenOffice.org en octubre de 2010. Está disponible bajo la licencia GNU Lesser General Public License. La compra de Sun Microsystems (líder del desarrollo de OpenOffice.org) por Oracle fue el desencadenante de esta bifurcación debido a la orientación dada por Oracle.

Características

Formatos compatibles

Además de escribir los documentos en un formato estándar ISO (ISO/IEC 26300:2006, OpenDocument), LibreOffice permite también importar y exportar documentos en varios formatos de archivo adicionales como por ejemplo los de Microsoft OfficeRich Text Format (.rtf), archivos de texto plano (.txt), Office Open XML y OpenOffice.org XMLMicrosoft Works y WordPerfect. Además, puede exportar documentos directamente a los formatos PDF y SWF. LibreOffice también cuenta con la capacidad de importar documentos en modo de «solo lectura» en los formatos Unified Office Format, Data Interchange Format y los formatos propios de Lotus 1-2-3, entre otros.

Plataformas

LibreOffice Está disponible en las plataformas de los siguientes sistemas operativosMicrosoft Windows, distribuciones de GNU/Linux y Mac OS X. A su vez, puede ejecutarse en las arquitecturas x86 y x86-64.

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  • Apache OpenOffice,

Comúnmente conocido como OpenOffice.org, OOo u OpenOffice, es una suite ofimáticalibre (código abierto y distribución gratuita) que incluye herramientas como procesador de textoshoja de cálculo,presentaciones, herramientas para el dibujo vectorial y base de datos. Está disponible para varias plataformas, tales como Microsoft WindowsGNU/LinuxBSDSolaris y Mac OS X. Soporta numerosos formatos de archivo, incluyendo como predeterminado el formato estándar ISO/IEC OpenDocument (ODF), entre otros formatos comunes, así como también soporta más de 110 idiomas, desde febrero del año 2010.

OpenOffice.org tiene como base inicial a StarOffice, una suite ofimática desarrollada por StarDivision y adquirida por Sun Microsystems en agosto de 1999. El desarrollo de la suite estaba liderado por Oracle Corporation(inicialmente por Sun Microsystems), en colaboración con otras compañías como NovellRedHat, RedFlag CH2000, IBMGoogle, entre otras hasta junio de 2011.1 El código fuente de la aplicación está disponible bajo laLicencia pública general limitada de GNU (LGPL) versión 3 hasta la versión 3.4.0 Beta 1. Después de la adquisición de Sun en 2010, Oracle Corporation dejó de apoyar el desarrollo comercia y en junio de 2011 donó la suite a la Incubadora de Apache para convertirse en un proyecto de la Apache Software Foundation.Posteriormente, en diciembre de 2011, la Apache Software Fundación anunció que el nombre del proyecto se convertiría en Apache OpenOffice.

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Documentos Eficientes con Word

La forma de aplicar las plantillas y estilos a un documento nuevo o a un documento creado con anterioridad es prácticamente la misma. Sin embargo, un documento anterior probablemente tendrá formatos innecesarios que deben eliminarse para ajustar el texto a los estilos que se han creado en la plantilla. A continuación se explica cada uno de estos casos.

Documento nuevo:

Al iniciar un nuevo documento es necesario:
1. Adjuntar la plantilla correspondiente
2. Configurar la página y especificar el uso de guiones
3. Crear el encabezado y el pie de página
4. Escribir el documento

Si ya tienes un documento que fue creado sin utilizar correctamente plantilla y estilos, es muy probable que te resulte más sencillo modificarlo si primero lo depuras de formatos, saltos de párrafo y espacios. Casi siempre es más rápido limpiar el documento y aplicar los estilos que tratar de corregir cada parte del texto.
Sigue estos pasos para depurar los formatos de un documento:
1. Borra todos los formatos actuales, utilizando: Edición>Seleccionar todo, y después marcando: Formato>Estilos y formato> Borrar formato; o simplemente seleccionando todo el documento y eligiendo Borrar formato en la ventana de estilos.

2. Borra todos saltos de párrafo (Enter/Return) adicionales. Para detectarlos con rapidez elige el icono de la barra de herramientas. Así se harán visibles los saltos de párrafo con el símbolo: . Elimina estos símbolos de manera que jamás queden dos o más seguidos.

3. Borra todos los espacios adicionales. Se harán visibles de la misma forma y los identificarás con un pequeño punto a la mitad del renglón. Elimínalos de manera que jamás queden dos o más seguidos.
4. Borra los tabuladores que se hayan insertado para mover el texto. Se harán visibles de la misma forma y los identificarás con una pequeña flecha que señala a la derecha.
5. Borra todos los saltos de página manuales. Se harán visibles de la misma forma y los identificarás con un símbolo como éste: —–saltos de pagina—-

Configurar página

Una vez que has adjuntado la plantilla a tu documento, debes configurar el tipo de
página que se utilizará en la forma final de distribución. Al configurar página observarás
tres apartados:
• Márgenes
• Papel
• Diseño

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Encabezado y pie de página

Los encabezados y pies de página son áreas de los márgenes superior e inferior de una página. Proporcionan información rápida sobre un documento en un formato predecible y ayudan a separar las distintas partes de un documento.

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Títulos automáticos

Un título es un rótulo numerado, que puedes agregar a unatabla, ilustración, ecuación o a otro elemento.
Puedes hacer que Word agregue títulos automáticamente cuando insertes tablas, figuras u otros elementos en algún documento. O, si ya has insertado los elementos, puedes agregar los títulos manualmente.

Para crear un título automático se coloca el puntero del ratón en el sitio en que se desea que aparezca. Ahora, basta con seleccionar Insertar>Referencia>Título, con lo cual se obtendrá la siguiente ventana:

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Índice y tablas automáticas

Los índices y tablas automáticas tienen cuatro grandes ventajas:
• Es posible crearlas de manera instantánea.
• Es posible actualizarlas de manera instantánea.
• Es muy sencillo modificar su apariencia y lograr que sean homogéneas en todo el documento.
• Funcionan como hipervínculos dentro del documento

Tablas de contenido

Una tabla de contenido proporciona a los lectores un breve esquema de los temas tratados en un documento y que han sido destacados con estilo de Título de algún nivel.

Coloca el cursor en la parte de tu documento en la cual deseas insertar la tabla de contenido. Selecciona Insertar>Referencia>Índice y tablas en la barra de herramientas:

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Tablas de ilustraciones

Una tabla de ilustraciones proporciona a los lectores resumen rápido de las ilustraciones, figuras, tablas, ecuaciones o cualquier otro tipo de rótulo utilizado como título automático en un documento.

Coloca el cursor en la parte de tu documento en la cual deseas insertar la tabla de ilustraciones, ecuaciones, figuras, etc. Selecciona Insertar>Referencia>Índice y tablas en la barra de herramientas  Ahora elige la pestaña Tabla de Ilustraciones:

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Índices

Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento, así como las páginas en las que aparecen. El índice, también llamado índice analítico, índice temático o índice de materias, consiste en la lista de los términos importantes, junto con las páginas en que se habla de ellos. Para elaborar este índice, deben marcarse las entradas que aparecerán en él.

Para crear índices se elige Insertar>Referencia>Índice y tablas, pero ahora se selecciona la pestaña Índice, con lo cual se desplegará esta ventana:

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Referencia cruzada

Una referencia cruzada hace mención de un elemento que aparece en otro lugar del mismo documento. Puedes crear referencias cruzadas para títulos, rótulos, pies de página, página, marcadores y párrafos numerados. Después de crear una referencia cruzada, puedes cambiar el elemento al que hace referencia. Por ejemplo, puedes cambiar el elemento de referencia de un número de página a un número de párrafo.

Para crear referencias cruzadas posiciona el cursor en el punto del texto en el cual deseas insertar la referencia cruzada y selecciona Insertar>Referencia>Referencia cruzada:

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Adjuntar nueva plantilla

Si determinaste que lo mejor es crear una nueva plantilla para aplicar los cambios de formato, verás que esta modificación es rápida y sencilla, siempre y cuando hayas utilizado los mismos nombres para los estilos. Así, tu documento cambiará de formato de un estilo a otro, sin problemas. Por ello es
recomendable ir formando una pequeña biblioteca de plantillas para documentos de diversos tipos (oficios, circulares, reglamentos, informes, manuales, etc.), en las cuales identifiques los estilos con nombres idénticos.
Recuerda que para cambiar la plantilla que usa un documento, únicamente debes repetir
el proceso Herramientas>Plantillas y complementos, seleccionar la nueva plantilla y
verificar que esté marcado el cuadro de Actualizar los estilos automáticamente.

 

 

Etiquetas de Bloques y Tipos de Información

Visión general de las etiquetas

Una idea clave del método Mapeo de Información consiste encomenzar a bosquejar bloques, sin preocuparse al principio por etiquetar o escribir párrafos; es decir, identificar el tipo de bloque y sus características, antes de otra cosa.
Otra idea importante es etiquetar cada bloque (una vez desarrollado o bosquejado) para que el lector pueda ver de una ojeada la estructura del documento.

Hay tres clases de etiquetas de bloques:

􀂄 Etiquetas independientes del tema
􀂄 Etiquetas específicas del tema
􀂄 Etiquetas combinadas

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CLASE 3 Planeación de los documentos

Planear un documento te permite:

  • •Reflexionar acerca de la conveniencia de comunicar la información a través de un documento.
  • •Escribir el documento desde la perspectiva de un lector bien definido.
  • •Seleccionar el tono, lenguaje y estilo adecuados a este lector.
  • •Definir el medio apropiado para hacer llegar la información al lector (correo electrónico, circular, oficio, manual, etc.)
  • •Recabar con anticipación la información necesaria para elaborar el documento.
  • •Conformar, si es necesario, un equipo de documentación.
  • •Decidir la presentación correcta del documento.
  • •Elegir el software para desarrollar el documento.

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CLASE 2 , 12 SEP. CLASES DE DOCUMENTOS

En esta sesión conocí las clasificaciones que tienen los documentos.

Los cuales son los siguientes:

La importancia del documento es enorme, máxime en la llamada sociedad de la información, en la
sociedad del conocimiento… porque es el elemento en el que se transporta y difunde aquélla o en
el que se vierte éste y el mejor medio para guardar y conservar ambos (información y conocimiento).

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CLASE 1 5 SEP. CONCEPTOS BASICOS

La materia de la cual hablare en este blog se llama DOCUMENTACIÓN TÉCNICA, en esta primera clase se vio los conceptos básicos los cuales describiré.

¿Qué es la documentación técnica?

La comunicación técnica es uno de los pilares de nuestra civilización. La forma en que la mayoría
de nosotros podemos beneficiarnos con los descubrimientos y avances es preservarlos en
forma escrita, ya sea impresa en los tradicionales libros y revistas o de manera electrónica.
Un documento técnico es aquel escrito que contiene información acerca de un área de conocimiento,
organizada de forma estructurada y presentada eficazmente a los lectores.

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